סודות לשיפור התפוקה

כדי לפתור בעיות מורכבות צריך פשוט להתרחק מהן, אבל בלי לשכוח לחזור

רוברט מוריי (Robert Murray), יועץ לאסטרטגיה ומנהיגות ושותף בחברת הייעוץ Incrementa Consulting, כותב שפעם היה לו מנטור חכם שנהג לשאול אותו שאלות שמאפיינות מורי זן: מה חשוב יותר – מאמץ או תוצאות? מוריי ענה ששניהם. האם אתה צריך להיות עסוק כדי להשיג תוצאות? שאל המנטור בתגובה, ואז הלך משם, מותיר את מוריי לחשוב. הוא הגיע לכמה מסקנות שאותן הוא חולק בטור באתר Live in thr Gray.

·         צאו להפסקה. לפעמים אנחנו צריכים להאט, להתרחק או לעצור את מה שאנחנו עושים כדי שהדברים יבוצעו טוב יותר ומהר יותר. המרחב הפיזי שנוצר כאשר אנו מתרחקים מבעיה מסובכת או משימה מורכבת מאפשר לנו בעצם לחשוב. לא שלא חשבנו לפני כן. העניין הוא שדרגות גבוהות של תסכול, מתח או לחץ פוגעים ביכולת שלנו לחשוב על בעיה ביסודיות. לכן הפסקות פרודוקטיביות עשויות לעזור לנו לפתור בעיות מהר יותר.

·         פנו זמן לחשיבה. אתם עשויים לגלות שאתם מוצאים דרכים טובות יותר לעשות דברים כאשר אתם עומדים במקלחת, מכסחים את הדשא, יוצאים לטיול עם הכלב, מתאמנים במכון הכושר או, למרבה הצער, כאשר אתם שוכבים ערים בשלוש בבוקר. זה קורה כי אתם נותנים לעצמכם את המרחב לחשוב באופן חופשי. מסיבה זו ממש, מספר מוריי, הוא מחזיק במקלחת שלו לוח מחיק ומרקר ונושא עמו פנקס לכל מקום שאליו הוא הולך כדי שיוכל לתעד את הרעיון או הפתרון וישמור על המשכיות הזרימה היצירתית. הוא אומר שאפילו אנשים מאורגנים, שיטתיים ומוכווני פרטים הרבה יותר ממנו עשויים ליהנות מהיתרונות שבהתרחקות מבעיות, אתגרים או כל דבר אחר שמאט אותם. מוריי מתחייב לכך שההפרדה או ההפסקה יקדמו חשיבה בהירה יותר ויניבו תוצאות טובות יותר.

·         תכנון מוביל לתפוקה. מוריי הבין בשלב מסוים שהבאת דברים לכדי השלמה מצריכה לעתים התרחקות מהאתגר ויציאה להליכה. כך הוא הפל לפרודוקטיבי יותר. ה"מרחב" שנוצר עבור המוח כדי לחשוב על המשימה ותכנן את הגישה הטובה ביותר הוא שתרם לתפוקה המשופרת. באופן זה, כמעט בכל המקרים נדרש פחות זמן להשלים משימה מתסכלת וכך נשאר בידיכם יותר זמן פנוי.

·         מאמץ לעומת תוצאות. אברה לינקולן אמר: "אילו היו לי שמונה שעות לחטוב עץ, הייתי משחיז את הגרזן שלי בשש מהן." מוריי מתבונן באנשים צעירים שעובדים "שעות ארוכות עד גיחוך" ומנסים לספק פתרונות מורכבים לבעיות פשוטות. הוא נזכר בשאלה של המנטור על מאמץ או תוצאות. תרגלו את זה: בפעם הבאה שאתם נתקלים בבעיה מורכבת מאוד בעבודה או בחיים, קחו צעד לאחור וקחו לעצמכם את המשך היום להתמקדות במשהו אחר. חזרו למשימה ביום הבא ותראו כיצד המרחב עזר לכם לחשוב מחדש על הבעיה.

מנהלים שרוצים להגביר את התפוקה האישית ואת תפוקת העבודה של העובדים יכולים למצוא מידע רב גם בקישור הבא: מאמרים בתחום שיפור תפוקת עובדים.

מה גורם למנהלי גיוס לחשוב על מועמדים שהם מוזרים?

יש כמה התנהגויות שמדליקות נורה אדומה אצל מעסיקים ומנהלי גיוס - ובצדק

כדי לקבל משרה לא מספיק שלמועמד או למועמדת יהיו כישורים מתאימים, הם צריכים גם להיות כאלה שמנהל הגיוס רוצה לגייס ולעבוד עמם כל יום. לכן על המועמדים להיות מודעים להתנהלותם ולאופן שבו הם מבינים נורמות עסקיות בכל שלב בתהליך הגיוס, החל מיצירת הקשר הראשוני דרך ראיון העבודה ועד ניהול מו"מ הקבלה.

אליסון גרין (Alison Green) כותבת ב-U.S.News שיש כמה דברים שמועמדים עושים שגורמים להידלקות נורות הזהרה של מוזרות אצל המעסיקים. הנה מבחר מהרמזים הללו.

·         שליחת פרחים, ממתקים או מתנות אחרות למנהל הגיוס. יש מועמדים שעדיין חושבים שזוהי דרך טובה להתבלט באמצעותה, אבל כנראה אין דרך מהירה יותר לגרום למנהלי גיוס לחוש חוסר נוחות. אם אין למועמד את הכישורים הנדרשים למשרה, מתנה לא תשנה דבר. אם המועמד מתאים לתפקיד, הוא גורם עם שליחת המתנה לחשש שאולי אינו מתאים כל כך ולכן ניסה להטות את דעת מנהל הגיוס בעזרת קצת שוקולד.

·         הגעה למשרד ללא תיאום מראש ובקשה להיפגש עם מנהל הגיוס. יש מעט מאוד תחומים שבהם פעולה כזאת עשויה להיחשב תקינה. רוב מנהלי הגיוס הם אנשים עסוקים שמקצים זמנים מיוחדים לראיונות עם מועמדים שנראים להם כמועסקים פוטנציאליים. מי שמופיע ללא תיאום נתפס ככזה שמנסה לעקוף את התהליך או שאינו מבין נורמות עסקיות.

·         הוספת שורה במכתב המלווה שמבקשת מהמעסיקים לא ליצור קשר אלא אם הם עונים על דרישות מוגדרות. יש מועמדים שחושבים שיחסכו לעצמם זמן או יראו למעסיקים שהם רציניים אם יכללו במכתב המלווה משפט כמו "בבקשה אל תיצור עמי קשר אלא אם אתה רציני בנוגע לגיוס מנהל מכירות חדור מוטיבציה ומוכוון תוצאות," או "אנא אל תיצרו עמי קשר אלא אם אתם יכולים להציע משכורת תחרותית והטבות." אלה דברים שהגיוני לרצות בהם, אבל הצהרות כאלה מרחיקות לא רק את המעסיקים שהמועמד או המועמדת אינם מעוניינים בהם – אלא את כולם. המשפטים האלה שליליים ותובעניים מדי.

·         הגשת מועמדות למשרה באמצעות דוא"ל שהמועמד או המועמדת חולקים עם בני זוגם. דוא"ל משותף עם בן או בת הזוג הוא עניין אישי, אבל בחיים המקצועיים מועמד צריך שיהיה לו דוא"ל משלו. מעסיקים אינם אוהבים את התחושה שהם מתקשרים עם שני אנשים כשהם עונים לפנייה.

·         הצעה לעבוד בחינם. יש מועמדים שמציעים לעבוד ללא שכר למשך שבוע או חודש על מנת להוכיח את עצמם. זה רעיון גרוע מכיוון שהוא נוגד את חוק שכר המינימום וגם כי הכנסת מועסק חדש לעבודה דורשת הרבה מאוד זמן, אנרגיה והכשרה. השבועות הראשונים כרוכים בדרך כלל בהפסד כספי למעסיק שמשקיע בעובד החדש. רוב המעסיקים אינם מעוניינים להשקיע את המשאבים הללו אלא במועמדים הטובים ביותר.

·         קריאת תשובות מפתקים במהלך הריאיון. אפשר להביא פתקים לריאיון אבל רק בשביל לגבות את הזיכרון, לא כדי לקרוא מתוכם מילה במילה. מי שקורא מילה במילה מהפתקים נתפס ככזה שאינו יכול לעמוד על רגליו בעצמו ואולי אפילו מישהו אחר כתב עבורו את הפתקים.

·         להגיד "אעשה הכול" כדי לקבל את המשרה. מעסיקים טובים אינם מעוניינים בכך. מעסיק אינו עושה טובה למועסק כאשר הוא מראיין או מגייס אותו. אתם מקיימים שיחה כדי להבין האם כל אחד מכם רוצה להיכנס למערכת יחסים עסקית עם השני, כזאת שבה שניכם תצאו נשכרים. מעבר לכך מעסיקים ואנהשים אחרים מכבדים אנשים שמכבדים את עצמם.

כמובן שלא רק מועמדים עושים טעויות, גם מנהלי גיוס בארגונים טועים.

סרטון וידאו הומוריסטי ממחיש למראייני המשרות כיצד המרואיינים מתרגמים בפועל את שאלות ראיון העבודה ששואלים אותם – לצפייה בסרטון ראיון עבודה – לחץ כאן!

6 צעדים להריסת צוות שמתפקד היטב

מנהלים חדשים עלולים לשגות ולהניח שהם צריכים לאתחל מחדש את הצוות או החברה. שינוי לשם השינוי בלבד עשוי להזיק

רבות נכתב על איך להיות מנהל גיבור-על, רופא מופלא שמתקן ארגון חולה ומקים אותו מהקרשים. אבל מה קורה אם אתם מנהלים חדשים בארגון שהיה בריא יחסית, כזה שנמצא במגמת צמיחה, שהצוותים בו מתפקדים היטב? יש ארגונים שזקוקים ל"רופא משפחה" שיעזור להם לשגשג, אז אם אתם רואים את עצמכם כ"מנתחי לב", כדאי שתהיו זהירים – אחרת המטופל שלכם ימות על שולחן הניתוחים.

ג'ויס וורנר, מנהלת בכירה בארגון ללא מטרות רווח ויוצרת תוכניות פיתוח, כותבת ב-Smart Blog איך אפשר להרוס בטעות צוות טוב.

1. לשבור את מה שעובד היטב. גם בארגונים שנאבקים וזקוקים לשינוי יש בוודאי כמה דברים שעובדים נכון. תשגיחו על האגו שלכם ודעו את ההבדלים בין מה שעובד נכון לבין מה שטעון תיקון. אל תתמקדו בתחומים שהכי נוח לכם לתקן אותם אם אינם זקוקים לטיפול. כדי לדעת מה צריך לתקן היעזרו בנתונים ולא רק בדעות, שאותן תאספו מבפנים ומבחוץ.
2. לזרוק את העבר. אל תשכחו שלקודמיכן בתפקיד הניהול היו בוודאי כמה הצלחות, בעיקר אם הצוות מתפקד היטב. תרגישו בנוח עם הידיעה שהעולם לא התחיל ביום שבו הגעתם. הביטו קדימה וכבדו את העבר.
3. להניח שאין לכם ממה ללמוד. אתם מביאים אתכם כישרונות, ידע וניסיון, אבל תמיד יש ממה ללמוד. למידה משמעותה לשים על השולחן את מה שאתם מביאים אתכם, להביט מעבר למה שעבד בשבילכם בעבר והימנעות מההנחה שקלישאות ומאמרי ניהול גנריים מתאימים לכל מצב.
4. לפחד מהצוות. אם אתם פוחדים לדון ברעיונות עם צוות ההנהלה שלכם, בעיקר אם הקבוצה רגילה לסיעורי מוחות חופשיים ומכירה את העסק טוב יותר מכם, אתם תאבדו את הכבוד שלהם כמעט מיד, ויהיה קשה מאוד לזכות בו מחדש. אם אתם פוחדים ממתקפה של חבורה עליכם, אינכם מתאימים לתפקיד.
5. לא לקבוע לעצמכם יעדים שקופים. אנשים רוצים לראות שהבוס שלהם עובד קשה, משתמש טוב בזמן שלהם ומוחזק אחראי לביצועים והיעדים האישיים שלהם.
6. לא לדרוש מכולם סטנדרטים גבוהים. דבר אחד שגורם לצוותים לעבוד הטב בידח הוא התחושה שכולם חותרים יחד להניע את הספינה. אם אינכם קובעים סטנדרטים גבוהים לכולם, מתגמלים על ביצועים ומתמודדים בהחלטיות עם נמוכי ביצועים, חברי הצוות החזקים יתחילו לתהות מדוע הזרועות שלהם מתחלות לכאוב.

כל מנהיג רוצה להטביע חותם אישי על הארגון. אבל לדחוף לשינוי רק לשם השינוי עלול להפוך לניסיון חסר תועלת ואפילו מזיק לתקן מה שאינו שבור.

לאחר שלמדנו מה לא לעשות נוכל להתמקד ולהעמיק את הידע במה כן לעשות...

תוכלו למצוא מידע רב על בניית צוות אפקטיבית בפורטל משאבי האנוש HRus.