הגיע הזמן לגיוס מנהל פרויקטים חדש
עסקים נמנעים לעתים מגיוס מנהלי פרויקטים כי הם רוצים להשקיע את התקציבים שלהם במקומות אחרים. אבל לעתים מגיע הרגע שבו החיסכון הזה עולה לכם יותר מדי כסף, אז כיצד יודעים מתי לגייס מנהל פרויקטים? ואיך לגייס מנהל פרויקטים בצורה נכונה? התשובות ממתינות לכם בכתבה הבאה!
האם הפרויקטים שלכם חורגים באופן קבוע ממסגרת התקציב? האם אינכם עומדים בדדליינים והצוות שלכם חסר מוטיבציה? במקרים רבים כל אלה הם סימנים לכך שחסר אדם חיוני בצוות: מנהל פרויקט. אנדראס טרמל (
Andreas Tremel), מייסד ומנכ"ל חברת InLoox ואחראי על אסטרטגיה ופיתוח מוצר, כותב ב-
eremedia.com שעסקים רבים אינם חושבים שהם זקוקים למנהלי פרויקטים כיוון שהם קטנים עדיין ומספר הפרויקטים שלהם מוגבל או שהם סבורים שעדיף להשקיע את הכסף שלהם במקומות אחרים.
הבעיה הראשונה שמעסיקים נתקלים בה בשאלה האם הם צריכים מנהל פרויקטים או שהם צריכים צוות ניהולי היא בהבחנה בין פרויקט לתהליך. על ההבדל בין פרויקט לתהליך בניהול צוות עובדים תוכלו לקרוא בקישור זה.
אך עם הזמן הפרויקטים הופכים גדולים יותר וצומחים מעבר למידותיהם של המפתחים, צוות השיווק והמנכ"לים עצמם. זהו הרגע שבו עליכם לשקול גיוס של מנהל או מנהלת פרויקט. לאחר שהתקבלה ההחלטה, עליכם לוודא שבחרתם את האדם המתאים ביותר לעסק, והחלק הזה עלול להיות קשה יותר ממה שציפיתם.
אם הפרויקט אינו מספק את התוצאות המתוכננות והלקוחות אינם מרוצים, אך אינכם בטוחים ששורש הבעיה הוא היעדר מנהל פרויקט, שאלו את עצמכם את חמש השאלות שלהלן, ואם אחת או יותר תהיה תקפה לעסק שלכם, זה סימן שאתם זקוקים למנהל פרויקטים.
- האם חסרים בפרויקטים שלכם יעדים ברורים? מנהל מוצר או מנהל פרויקט יוצרים תוכנית פרויקט מקיפה ומחליטים מה יהיו הצעדים הנדרשים להשגת מטרת הפרויקט. צעדים אלה גם מניעים את הצוות כולו להגיע אל היעדים הכלליים.
- האם אתם חווים כל הזמן אובדן שליטה על ממדי הפרויקט (scope creep)? כשאין יעדים ברורים הפרויקט אינו מפסיק להשתנות כי הצוות אינו יודע מה עליו לעשות. מצב זה מסוכן במיוחד עבור עסקים קטנים ועלול לגרום לעלויות נוספות ולעיקובים. למנהל פרויקט טוב יש כישורי ניהול שינויים ויכולת לשלוט בהם ולהכיל אותם.
- האם הפרויקט אינו עומד בדדליינים באופן קבוע? כישורי ניהול זמן הם היבטים מרכזיים בניהול פרויקט. כאשר הזמן אינו מנוהל ביעילות, עלולים להיגרם עיכובים יקרים והחמצות של דדליינים, מה שעלול להוביל בהמשך לא רק לבעיות פיננסיות, אלא גם לחוסר אמון וחוסר שביעות רצון מצד המשתמשים והלקוחות.
- האם הפרויקטים שלכם חורגים מהתקציב באופן קבוע? אובדן שליטה על ממדי הפרויקט והחמצת דדליינים משפיעים בדרך כלל לרעה על התקציב כי הם מובילי להוצאות נוספות. מנהל פרויקט אחראי על כך ששלושה מרכיבים חיוניים בפרויקט - עלות, זמן וממדים – יהיו מאוזנים תמיד.
- האם התקשורת בצוות בלתי אפקטיבית? האם יש ריבוי מקרים של אי הבנה ועימותים בצוות? הסיבה לכך היא תקשורת לא יעילה. הבעיה נובעת מהיעדר מנהיג מוכשר שמתמודד עם עימותים בצוות, תיאום ותקשור המידע והדרישות החשובים ביותר בכל יום לכל הצוות.
אילו תכונות כדאי לחפש אצל מועמדים למשרת ניהול פרויקט? תקשורתיות, פרואקטיביות, התלהבות והנעה, חיוביות, עמידות בפני לחץ. ידע וכישורים רצויים: מתודולוגיות ניהול פרויקט (
PM Methodologies), מנהיגות, תכנון, ותקשורת.
תוכלו ללמוד עוד על כיצד לדעת שהמועמד מקצועי בקישור זה, או לקרוא מאמרים נוספים על תהליכי גיוס עובדים כאן.
