איך להפסיק לבזבז זמן על דואר אלקטרוני

איך להפסיק לבזבז זמן על דוא"ל?

הדוא"ל זולל זמן של מועסקים ושל מנהלים. אפשר להנחיל הרגלי שימוש טובים יותר שיפנו זמן לעבודה על הדברים החשובים באמת

סקר של McKinsey Global Institute שבוצע ב-2012 מצא שמועסקים מקדישים 28% מהיום שלהם לקריאת דוא"ל ומענה להודעות. זהו נתח זמן עצום שניתן היה לעשות בו דברים אחרים. יש תפקידים שבהם מענה לדוא"ל רב הוא חלק בלתי נפרד מהעבודה, אבל אם אתם או העובדים שלכם לא שייכים לקטגוריה הזאת, הגיע הזמן להעריך מחדש את השימוש שאתם עושים בדוא"ל. אנו חיים בעידן שבו כולם מצפים למענה מידי ולכן קשה לעמוד בפיתוי לבדוק את הדוא"ל לעתים קרובות, אבל שינוי גישה עשוי לשחרר חלק נכבד מיום העבודה שלכם ולעזור לכם לצאת הביתה בזמן.

מרסל ייגר (Marcelle Yeager), נשיאת חברת Career Valet המספקת ייעוץ לניהול הקריירה, מציעה בטור ב-U.S.News כמה דרכים להתמודד עם מכת הדוא"ל.

·         שליחת התראות. אם יש משהו שקבוצה גדולה של קולגות צריכה לדעת עליו, הדוא"ל יעזור. נסו לעשות זאת בתמציתיות כדי שאנשים יוכלו לקרוא את ההודעה במהירות ולהחליט אם לשמור, למחוק או לענות. אם אתם חייבים לצרף קובץ, הסבירו בקצרה במה מדובר. בעשותכם כן, אתם חוסכים מאנשים את הטרחה לפתוח אותו אם אינם צריכים לקרוא אותו במלואו.

·         מעקב. ענו לכל דוא"ל. יוצאות הדופן היחידות הן הודעות זבל או רשימות דיוור שאינן רלוונטיות עבורכם. חלק גדול מההודעות ההמוניות שהיה נהוג לשלוח בדוא"ל עברו לרשתות החברתיות. אם אתם עדיין מקבלים הצעות למתכונים או הצעות לטיולים, עודדו אנשים לחדול מכך על ידי שליחת תגובה קצרה לכל דוא"ל כזה שאתם מקבלים. עשו זאת בצורה מקצועית.

·         נטוורקינג. חשוב מאוד לכתוב הודעה אישית ומתחשבת כאשר אתם רוצים להיות מוצגים בפני מישהו למטרות נטוורקינג. אותו הדבר נכון לדוא"ל שאתם שולחים לאשם שאתם רוצים לפגוש. עליכם לספק הקשר ותיאור קצר של מה שאתם רוצים ללמוד ממנו או ממנה. אתם יכולים גם לציין מה אתם עשויים להציע להם.

·         אמירת תודה. אחד מכללי הזהב בחיים נוגע גם לדוא"ל. כאשר מישהו עוזר לכם בפרויקט או עושה משהו נחמד עבורכם, שלחו הודעת תודה. במקרים מסוימים יהיה ראוי יותר לדבר בטלפון.

·         החלפת פגישה. אין ויכוח על כך שפגישות גם הן מזללות זמן עצומות במשרד. מנהלים וארגונים רבים אשמים בכך. יש דברים רבים שניתן לדון בהם באמצעות דוא"ל או שיחת טלפון קצרה מבלי לגזול זמן עבודה יקר.

·         ודאו שאנשים יודעים שאתם עובדים. רבים שולחים דוא"ל לבוסים או לקולגות שלהם מוקדם בבוקר או מאוחר בלילה רק כדי לגרום להם לדעת שהן עובדים מעבר לשעות המשרד. זה לא בהכרח מה שיגרום לכם לטפס אל ראש הסולם התאגידי. אם הבוסים שלכם וורקוהולים אולי מצפים מכם להיות גם כאלה, אבל אם לא, אתם תיתפסו כאנשים בעלי כושר ניהול זמן לקוי וכמי שאין אצלו כל איזון בין חיים לבין עבודה. מחקרים מראים שזמן ניתוק משפר את התפוקה ואת החדשנות וכי עבודת יתר הורגת אנשים פשוטו כמשמעו.

·         שיחות פינג פונג בלתי נגמרות. אם הדיון בדוא"ל אינו נגמר, פשוט הרימו את הטלפון. לפעמים זאת הדרך המהירה ביותר לסיים סוגיה ולחסוך זמן לכולם.

·         עניינים סבוכים ורגישים. דוא"ל יכול להתפרש בקלות באופן לא נכון. כשעליכם לוודא שמסר הובהר, קבעו פגישה פנים אל פנים או דברו בטלפון. יש דברים שצריך לתעד וזה דבר אחד, אך יש עניינים רגישים ופרטיים, כמו מצב בריאותו של עובד, שעדיף שכלל לא ייכתבו בדוא"ל.

http://jobs.aol.com/articles/2015/08/20/how-to-stop-wasting-time-on-email

מוגש באדיבות, משאבי אנוש HRUS.